Comparación PMBOK-Director Profesional de Proyectos (Gestión de Comunicaciones)

Este trabajo consiste en una comparación entre el entre el Capítulo 10 del PMBOK – Gestión de las comunicaciones del Proyecto y el Capítulo 10 del libro "Director Profesional de Proyectos" de Pablo Lledó, que igualmente trata el área de las Comunicaciones.

El PMBOK es una norma reconocida en la profesión de la dirección de proyectos que describe procesos establecidos que contribuyen considerablemente al éxito en la dirección de proyectos.

El libro del Director Profesional de Proyectos es un libro que ayuda a obtener una certificación internacional del PMP, es un libro basado en el PMBOK.

Para realizar la comparación se realizó un esquema de colores de la siguiente forma:

1.    Sino se utiliza color es porque son puntos en similitudes u opiniones propias

2.    El color  se utiliza para todos los aportes exclusivos del PMBOK

3.    El color  se utiliza para los aportes del libro del Director Profesional de Proyectos.

4.    El color  se utiliza cuando existe algún tipo de diferencia entre los dos libros.

Este trabajo es de suma importancia porque permite crear un panorama amplio de lo que es la Gestión de las Comunicaciones, plasmando de una manera resumida una parte teórica medular para el presente curso.

Este trabajo tiene la limitación que solamente se compararon dos libros, no se hizo una búsqueda exhaustiva del tema de la Gestión de Comunicaciones.

1.   Desarrollo

Un proyecto puede contar con el mejor equipo de trabajo, con un excelente gerente de proyectos y un patrocinador comprometido, pero sino cuenta con una buena gestión de comunicaciones no logrará el éxito del proyecto.

La gestión de las comunicaciones del proyecto consiste en todo el proceso de la disposición, generación, recopilación, distribución, recuperación y la disposición final de la información para que esta sea adecuada y oportuna.

Una buena comunicación sintoniza a todo el equipo de trabajo, a los interesados y al gerente del proyecto para obtener un mismo objetivo: “El éxito del proyecto”.

1.1.       Procesos de la Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Ambos libros plantean que la gestión de Recursos humanos contiene cinco procesos:

1.1.1.   Identificar a los interesados: se identifican todas las personas que estarán afectadas de alguna manera por el proyecto.

1.1.2.   Planificar las comunicaciones: Determinar las necesidades de información de cada interesado en el proyecto y definir cómo abordarlas.

1.1.3.   Distribuir información: colocar la información a disposición de los interesados.

1.1.4.   Gestionar las Expectativas de los Interesados: comunicar y trabajar en conjuntos con los interesados para satisfacer sus necesidades y resolver conflictos.

1.1.5.   Informar el Desempeño: comunicar el estado de avance del proyecto.    

El PMBOK menciona las dimensiones  de la actividad de comunicación, entre ellas:

1.    Interna (dentro del proyecto) y Externa (clientes, otros proyectos, público).

2.    Formal (informes, memorandos) e Informal (correos electrónicos, conversaciones)

3.    Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre compañeros)

4.    Oficial (boletines e informes anuales) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)

Verbal y no verbal

1.2.       Proceso #1 Identificar a los Interesados

1.2.1.   ¿Quiénes son los interesados?

Son personas u organizaciones afectadas de alguna forma por el proyecto.

Ejemplos: Clientes, patrocinadores, empresa ejecutante, el público, medios de comunicación.

1.2.2.   ¿En qué consiste este proceso?

Identificar a los interesados del proyecto para saber quiénes son, cuáles son sus expectativas y cuál es su poder e influencia sobre el proyecto.

1.2.3.   ¿Qué necesito?

1.2.3.1.       Acta de Constitución

1.2.3.2.       Documentos de la Adquisición (contratos)

1.2.3.3.       Factores Ambientales de la empresa

1.2.3.4.       Activos de los procesos de la Organización

El PMBOK señala que se necesitan cuatro documentos (los anteriormente mencionados), mientras el libro del Director Profesional de Proyectos señala únicamente los dos primeros.

1.2.4.   Herramientas y Técnicas

1.2.4.1.       Análisis de los Interesados (Identificar a todos los interesados, identificar el impacto de cada uno de ellos sobre el proyecto y evaluación.

1.2.4.2.       Juicio de Expertos

El PMBOK señala las dos herramientas anteriores mientras que el libro del Director Profesional de Proyectos señala únicamente el Análisis de los Interesados.

1.2.5.   ¿Qué Obtengo?

1.2.5.1.       Registro de Interesados

Nombre

Puesto

Ubicación

Rol

Información de Contacto

Principales requisitos

Expectativas

Influencia

Clasificación de los Interesados

1.2.5.2.       Estrategia de Gestión de los Interesados: acciones para aumentar apoyo y disminuir la resistencia al proyecto.

El PMBOK señala la importancia del juicio a aplicar del Director de Proyecto con respecto al detalle y al nivel de información que se incluye en las estrategias.

1.3.       Proceso #2 Planificar las Comunicaciones

Este proceso determina las necesidades de información de los interesados. Y responde algunas preguntas con respecto a la información:

1.    ¿Qué información necesitan los interesados?

2.    ¿Cuándo necesitarán esta información?

3.    ¿Cuántos canales hay involucrados?

4.    ¿Quién se comunica con quién?

5.    ¿Quién recibe la información?

6.    ¿Cómo se distribuye la información?

7.    ¿Quién la distribuye?

8.    ¿Qué tecnología utilizaremos?

9.    ¿Con qué frecuencia será la comunicación?

El libro del Director Profesional de Proyectos dice: “Planificar las comunicaciones en forma eficiente es ser proactivo”

1.3.1.   ¿Qué necesito?

1.3.1.1.       Registro de Interesados

1.3.1.2.       Estrategia de Gestión

1.3.1.3.       Factores ambientales

1.3.1.4.       Activos de los procesos de la Organización

El PMBOK señala que se necesitan cuatro documentos (los anteriormente mencionados), mientras el libro del Director Profesional de Proyectos señala únicamente los dos primeros.

1.3.2.   Herramientas y Técnicas

1.3.2.1.       Análisis de los requisitos de Comunicaciones: determina canales y necesidades de información

Para obtener la cantidad total de canales de Comunicaciones se calcula de la siguiente forma:

n*(n-1) / 2  donde n son los interesados

Ejemplo para 4 interesados.  Canales = 4 * (4 -1) /2 = 6 canales

1.3.2.2.       Tecnología de las comunicaciones: determinar el tipo de tecnología a utilizar para comunicarse.

1.3.2.3.       Modelos de comunicación

El PMBOK señala que el emisor es responsable de que la información transmitida sea clara y completa.  Debe confirmar que fue correctamente entendida.

El receptor es responsable que verificar recibir toda la información en su totalidad y comprendida correctamente.

1.3.2.4.       Métodos de comunicación: interactiva (bidireccional), tipo push (correo electrónico), tipo pull (sitio intranet).

1.3.3.   ¿Qué Obtengo?

1.3.3.1.       Plan de Gestión de las comunicaciones

El libro del Director Profesional de Proyectos muestra una matriz de comunicaciones:

ID	Actividad	Frecuencia del Informe M = mensual S = semanal Q = quincenal E = eventual	Medio I = informe M = minuta E = e-mail R = reunión G = gráfico P = planilla	Responsabilidad del Interesado D = Destinatario E = Emisor A = Autoriza S = Soporte V = Valida
				Interesado 1	Interesado 2	…	Interesado n

1.3.3.2.       Actualizaciones a los documentos del proyecto

1.4.       Proceso #3 Distribuir la información

El PMBOK señala que la distribución eficaz de la información incluye las siguientes técnicas:

1.    Modelos emisor – receptor.

2.    Elección del medio: escrita, oral, memorando informal o formal, por correo, personal, por chat, etc.

3.    Estilo de redacción: voz pasiva o activa, estructura de las oraciones y selección de palabras.

4.    Técnicas de gestión de reuniones: preparar una agenda y abordar los conflictos

5.    Técnicas de presentación: lenguaje corporal y soportes visuales

6.    Técnicas de facilitación: lograr el consenso y superar los obstáculos.

1.4.1.   ¿Qué necesito?

1.4.1.1.       Plan para la dirección del proyecto

1.4.1.2.       Informes de Desempeño

1.4.1.3.       Activos de los procesos de comunicación

El PMBOK señala que se necesitan tres documentos (los anteriormente mencionados), mientras el libro del Director Profesional de Proyectos señala únicamente los dos primeros.

Además el PMBOK señala el plan para la dirección del proyecto que dentro contiene el plan de gestión de las comunicaciones mientras que el libro del Director Profesional solamente señala el plan de gestión de las comunicaciones.

1.4.2.   Herramientas y Técnicas

1.4.2.1.       Métodos de comunicación

1.4.2.2.       Herramientas para la Distribución de la Información

El libro del Director Profesional de Proyectos señala algunas recomendaciones para reuniones efectivas:

1.    Objetivo claro

2.    Programar con anticipación

3.    Distribuir los puntos por anticipado

4.    Establecer el horario y respetarlo

5.    Asignar plazo de cada entregable

6.    Publicar minuta de la reunión

1.4.3.   ¿Qué Obtengo?

1.4.3.1.       Actualizaciones a los Activos de los Procesos

1.4.3.1.1.   Notificaciones a los interesados

1.4.3.1.2.   Informes, presentaciones y registros del proyecto

1.4.3.1.3.   Retroalimentación de los interesados

1.4.3.1.4.   Documentación sobre lecciones aprendidas

1.5.       Proceso #4 Gestionar las Expectativas de los Interesados

El director del proyecto es responsable de gestionar las expectativas de los interesados.

1.5.1.   ¿Qué necesito?

1.5.1.1.       Registro de Interesados

1.5.1.2.       Estrategia de Gestión de los Interesados

1.5.1.3.       Plan para la Dirección del Proyecto

1.5.1.4.       Registro de Incidentes

1.5.1.5.       Registro de Cambios

1.5.1.6.       Activos de los Procesos de la Organización

El PMBOK señala que se necesitan seis documentos (los anteriormente mencionados), mientras el libro del Director Profesional de Proyectos no señala los activos de los procesos de la Organización.

1.5.2.   Herramientas y Técnicas

1.5.2.1.       Métodos de Comunicación

1.5.2.2.       Habilidades Interpersonales

1.5.2.3.       Habilidades Directivas

1.5.3.   ¿Qué Obtengo?

1.5.3.1.       Actualizaciones a los Activos de los procesos de la Organización

1.5.3.2.       Solicitudes de Cambio

1.5.3.3.       Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

1.5.3.4.       Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

1.6.       Proceso #5 Informar el Desempeño

Es el proceso que informa el resultado de la comparación de los datos reales con la línea base del proyecto.

El PMBOK señala que los informes de desempeño deben tener la información de acuerdo a la audiencia  a la que va dirigida.

1.6.1.   ¿Qué necesito?

1.6.1.1.       Plan para la Dirección del Proyecto

1.6.1.2.       Información sobre el Desempeño del Trabajo

1.6.1.3.       Mediciones del Desempeño del Trabajo

1.6.1.4.       Proyecciones del Presupuesto

1.6.1.5.       Activos de los Procesos de la Organización

El PMBOK señala que se necesitan cinco documentos (los anteriormente mencionados), mientras el libro del Director Profesional de Proyectos no señala los activos de los procesos de la Organización.

1.6.2.   Herramientas y Técnicas

1.6.2.1.       Análisis de Variación: examen de las causas de la variación entre la línea base y la realidad.   Además se determina el impacto sobre el costo y el cronograma.

1.6.2.2.       Métodos de proyección: series de tiempo, métodos causales, de juicio, encuestas, por analogía, proyecciones probabilísticas, etc.

1.6.2.3.       Métodos de Comunicación

1.6.2.4.       Sistemas de generación de Informes.

1.6.3.   ¿Qué Obtengo?

1.6.3.1.       Informes de Desempeño: organizan y resumen la información obtenida y presentan los resultados de manera comparativa.

1.6.3.2.       Actualizaciones a los activos de los Procesos de la Organización

1.6.3.3.       Solicitudes de Cambio

2.   Conclusiones

2.1.    Una buena gestión de comunicaciones es un factor importante e indispensable para el éxito de un proyecto.

2.2.    No solamente se trata de ser un buen comunicador como una habilidad personal sino se trata de realizar una buena gestión de la comunicación del proyecto y esto es mucho más que saber hablar.

2.3.    Una buena identificación de los interesados producirá estrategias para aumentar el apoyo y disminuir la resistencia al proyecto.

2.4.    Es importante tomar el tiempo necesario para una buena planificación de la información para que no sea algo imprevisto; así se mantiene a todos los interesados con la información necesaria a la mano y evita los conflictos por falta de comunicación.

2.5.    Es importante una comunicación efectiva donde el receptor entienda el mismo mensaje que el emisor envió y no se dé cabida a malas interpretaciones.

2.6.    Una vez realizado todo el plan de la Gestión de las comunicaciones debo ejecutarlo y distribuir toda la información relevante a todos los interesados

2.7.    Si se gestiona correctamente las expectativas de los interesados se aumenta la probabilidad de aceptación del proyecto.

2.8.    La actitud proactiva en las comunicaciones provoca que las inquietudes no se vuelvan conflictos y ayuda a minimizar la resistencia al proyecto.

3.   Bibliografía

3.1.    Pablo Lledó. Director profesional de proyectos: como aprobar el PMP® sin morir en el intento. 2a ed. – Victoria, BC, Canadá: el autor, 2009. 455 p. ; 28x22 cm.

3.2.    Project Management Institute. Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos, (Guía del PMBOK), Cuarta Edición. Pennsylvania, USA: PMI Publications, 2008.